Uno de los procesos fundamentales dentro de la gestión de clínicas dentales es la “Primera Visita”. Es el proceso más complejo ya que implica a todas las áreas de la clínica: Marketing, Recepción, Clínica, Administración, Atención al paciente…
Es por ello que, la gestión de la primera visita, es el proceso del que más indicadores podemos obtener; tantos como nos interesen: desde simplemente el nº de primeras visitas agendadas, hasta el ratio de conversión por especialidad, presupuestos emitidos, importes totales, etc… tantos como queramos o necesitemos.
Debemos ser conscientes de que para conocer el futuro a corto plazo de mi clínica, es necesario tener toda la información posible sobre lo que ocurre tras la presentación de los planes de tratamientos de esas primeras visitas, ya que los presupuestos asociados indican el nivel de producción de la clínica en las siguientes semanas o meses.
Para esto, hablando en términos productivos y de venta, debemos diseñar al menos como indicadores clave los siguientes:
- Número de primeras visitas
- Total de presupuestos entregados
- Importe de estos presupuestos
- Estado y evolución de los presupuestos generados
- Aceptados
- En seguimiento
- Rechazados
- Formas de pago indicadas
Incorporar una herramienta de introducción de datos que facilite la obtención de esta información es muy fácil, cualquiera de las ERPs que se usan normalmente en odontología cuentan con la posibilidad de incorporar esta información, incluso se puede realizar este seguimiento a través de hojas de cálculo y nos pueden generar muchísima información, pero hemos de formar al equipo para que esto se produzca. Hay que ser muy consciente de que todo dato que no se recoja no se podrá analizar.
Cada uno de estos indicadores debe generar una reacción en base a la consecución o no del objetivo planificado o en base a la clasificación del resultado obtenido. Por ejemplo, estas son las acciones a realizar en el caso de los datos que nos genera el indicador de los estados de los presupuestos entregados:
Si necesita resolver dudas o componer tu panel de indicadores de presupuestos y primeras visitas, contacta con nosotros sin compromiso.